Bienvenue dans la matrice d’Eisenhower

Salut fiston ! 

Aujourd’hui, je vais te parler d’un général devenu président, de la matrice et de planification. Je vais te donner un outil qui aide à mieux gérer son temps et surtout ses priorités.

Qui était Dwight Eisenhower, l’architecte de notre matrice ?

Dwight Eisenhower était d’abord un général américain. C’est lui qui a planifié le débarquement de Normandie. Il est ensuite devenu président des États-Unis et a lancé, entre-autres, la course à l’espace. Il a développé en un temps record le réseau autoroutier américain. 

Je pense qu’il y a toujours beaucoup à apprendre de certains grands hommes. Et Eisenhower en fait partie. Je vais donc de parler de ce qui s’appelle la matrice d’Eisenhower, qui est un outil de planification redoutable. Grâce à elle, bien gérer son temps devient d’une facilité déconcertante.

Aucun plan ne se déroule sans accroc  

Tout commence lors d’un discours qu’il a déclamé le 14 novembre 1957. Dans celui-ci, une phrase qui va marquer la suite : “Les plans sont inutiles, mais la planification est tout”. Tu avoueras que pour un militaire qui a monté l’opération Neptune, il est bizarre de dire que les plans ne servent à rien… 

Pour lui, “la différence est fondamentale parce que lorsque vous vous préparez à une urgence, vous devez partir d’un constat : la définition même du terme “urgence” indique qu’il s’agit d’une situation inattendue et que rien ne se déroulera comme prévu”. 

Il rejoint d’ailleurs une autre militaire, un maréchal allemand qu’on surnommait Moltke l’ancien et qui vécu au 19ᵉ siècle. Pour lui, “aucun plan ne résiste au contact de l’ennemi”. C’est finalement logique puisque les mouvements de l’ennemi ne font pas partie du plan. Un plan militaire, ce serait utile si on a une boule de cristal pour savoir ce qui va se passer. 

Gérer son temps à la manière d’un président

Quel rapport avec la gestion du temps, vas-tu me demander. C’est simple, en partant du principe de cette phrase d’Eisenhower, on pourrait classer les choses à faire selon deux catégories : leur utilité et le délai. On va pouvoir créer une To-do list à partir de deux critères : l’importance et l’urgence. 

En traçant deux axes qui se coupent en leurs milieux, l’un vertical et l’autre horizontal. Tu vas donc pouvoir créer 4 cases. 

En abscisse, tu pourras mettre “urgent” et “non urgent” et en ordonnée, “important” et “pas important”. 

Au fait, pour retenir que l’abscisse est l’axe horizontal, pense à la barre horizontale qui barre un A majuscule. 

Te voici donc avec 4 cases : 

• Urgent – important ;
• Urgent – pas important ;
• Pas urgent – important ;
• Pas urgent – pas important. 

Il ne te reste plus qu’à placer tes tâches dans ces cases pour savoir comment les traiter. Pour cela, il va falloir bien comprendre ce qu’elles représentent. 

Distinguer l’urgent de l’important

L’urgent sera est ce qui ne peut pas attendre, qui devrait être réalisé le plus vite possible. 

L’important sera ce qui va servir pour ton présent et ton avenir, et qui, s’il n’est pas réalisé, risque de t’apporter des soucis. 

La case Urgent – Important :

C’est cette case qui est prioritaire sur tout le reste. Elle contient ce que tu devrais faire le plus vite possible, sans quoi, les problèmes et retombées seraient désastreuses. Lorsque tu travailleras, il s’agira de tâches que tu devras traiter toi-même au plus tôt. 

Il peut s’agir par exemple d’un rendez-vous chez le médecin à prendre, d’un devoir de mathématique à rendre dans deux jours ou simplement de dormir. 

Avec un peu de pratique, tu pourras anticiper ces choses à faire pour qu’elles glissent dans la case “non urgent – important”. Par exemple, ton devoir de mathématiques pourrait être terminé bien plus tôt si tu sais que tu dois le rendre une semaine plus tard. Pas besoin d’attendre la dernière minute. 

La case Non Urgent – Important :

Cette case est probablement la plus importante de la matrice. C’est elle qui fera que tu maîtriseras un maximum ton temps et que tu respecteras les échéances. C’est aussi celle qui te permettra d’atteindre les objectifs que tu t’es fixé. 

Elle te permet d’anticiper les échéances et les problèmes. Si cette case n’est pas traitée, il y a de grandes chances pour que les items qui s’y trouvent glissent dans la case Urgent – Important quelques jours plus tard. 

Tu vas placer à cet endroit les choses que tu dois absolument programmer à ton agenda ou dans ton emploi du temps. Par exemple, gérer ton agenda justement, mais aussi prévoir tes séances de travail, de sport, ou de contacter tes amis pour une petite sortie. C’est là aussi que tu inséreras ce que tu voudrais apprendre. 

C’est dans cette case que tu pourras subdiviser tes objectifs pour les atteindre et les distribuer au fur et à mesure dans les autres cases. Si tu envisages de lire un livre qui pourrait t’aider à t’améliorer, tu vas placer cette activité dans cette case. Par contre, je te conseille de mettre que tu dois l’acheter dans “important – urgent”.

La case Urgent – Non important :

Cette case est un peu spéciale, car elle ne dépendra pas entièrement de toi. Il s’agit en fait de tout ce qui vient de l’extérieur pour te mettre un petit coup de pression, mais qui ne concerne pas directement tes projets. 

C’est par exemple quand je te demande de ranger ta chambre absolument pour ce soir, trier ta boîte mail, mettre à laver tes affaires de sport dont tu as besoin demain (parce que tu as oublié de les placer à la lessive en rentrant après ton cours de gym la semaine passée), ou aller chercher une chemise pour la communion de ton cousin. Ce sont aussi les appels téléphoniques à passer pour prendre des nouvelles de quelqu’un. Cette case ne te permet pas d’avancer pour toi-même. 

Elle ne sert pas tes propres projets. Bien souvent elle sert à quelqu’un d’autre. Mais ce n’est pas pour cela qu’il ne faudra pas la traiter. Cette case abrite généralement tes interactions sociales. Elle va te permettre de te sentir épanouis dans celles-ci, car c’est majoritairement là que tu aideras les gens. Au boulot, c’est quand un collègue débarque dans ton bureau pour que tu l’aides à régler un problème ou une réunion de dernière minute qui ne te concerne pas trop. Tu devrais déléguer ces tâches si possible. 

La case Non Urgent Non Important :

Cette case est celle qui va le moins te plaire. Parce qu’il est probable que beaucoup de choses que tu aimes faire s’y trouve. Elle comprend tout ce qui ne te servira pas et qui n’est pas urgent. 

Il s’agit des vidéos YouTube qui se lancent automatiquement et que tu regardes machinalement, le temps passé sur les réseaux sociaux, et de toutes les tâches qui prennent le pas sur les autres, mais que tu sais que tu ne devrais pas faire. 

Ce qui se trouve dans cette case devrait être éliminé. Mais (car il y a un grand MAIS), éliminé de cette case ne veut pas dire supprimé. Certaines choses méritent de figurer dans d’autres cases de la matrice. À condition de les planifier. 

Planifier avec la matrice d’Eisenhower

Jusqu’ici, la matrice te permet de faire le point à un instant T. C’est un outil idéal pour pouvoir classer les choses à faire lorsque l’on se sent un peu débordé et mettre un peu d’ordre dans les idées. 

Là où je trouve qu’elle est encore plus intéressante, c’est quand on arrive à faire glisser les choses d’une case à l’autre et de s’y tenir.  

Je te disais par exemple que la case Non Urgent, Non Important devrait être éliminée. C’est vrai par exemple au travail. Ce n’est pas pour cela que, dans la vie, ce qui s’y trouve est condamné à disparaître. Prendre du temps pour soi est important. Le tout est aussi de pouvoir le planifier. 

Si tu aimes jouer à la console, prévoit le temps que tu t’accordes pour cela. Place-le alors dans la case Important – Non Urgent et ajoute-le à ton agenda de la journée. Tu en profiteras d’autant plus. Il te faudra évidement respecter ton timing, sous peine de voir réapparaître la case Non important Non urgent !  

Un autre glissement possible est celui de Urgent – Important à Non Urgent Important. Pour cela, il faut anticiper un maximum tout ce qui peut l’être. En planifiant bien tes devoirs par exemple, tu ne devras plus étudier à la dernière minute ta leçon pour le lendemain. Car à force de procrastiner, les choses non urgentes deviennent urgentes et le glissement se fait dans l’autre sens. 

Si tu sais en début de mois que tu dois rendre un gros devoir, il sera dans la case non urgent – important. Découpes-le en petite tranche et commence sans attendre à placer des échéances pour ces tâches. Sinon, tu arriveras à devoir le faire à la dernière minute et cela bousculera tous tes autres plans. 

Cette matrice est un très bon outil pour toi maintenant. Tu peux l’utiliser au jour le jour, à la semaine et même au mois. Il te sera encore plus utile quand tu travailleras, car il te permettra de devenir le plus efficace possible, de distinguer l’urgent et l’important et d’éliminer ce qui ne l’est pas. 

L’idéal est d’utiliser une feuille de papier pour commencer, mais tu verras qu’au fur et à mesures, tu le feras mentalement. Tu pourras en télécharger une vierge ici. 

Cette semaine, essaye de classer tes priorités avec la matrice du président Eisenhower et de t’y tenir. Je suis certain que tu te sentiras bien moins débordé et que tu maîtriseras mieux ton temps au bout de celle-ci. Bienvenue dans la matrice Néo…

D’ici là, sois curieux et rends-toi heureux.